Wie bereits in der Einführung angedeutet dienen Content-Management-Systeme dazu, den Inhalt eines Web-Angebots bequem verwalten zu können.
Der Begriff Content-Management-System setzt sich aus drei Einzelworten zusammen:
Der Content ist der Inhalt und die Strukturierung eines Webauftritts. Er ist das Objekt mit dem gearbeitet wird.
Das Management ist die Verwaltung des Inhalts und der Struktur sowie die Organisation der einzelnen Arbeitsschritte. Es beschreibt also die Tätigkeit.
Ein System setzt sich aus vielen Teilen zusammen. Es steht für die Technologie, mit der die Tätigkeit auf dem Objekt durchgeführt wird.
Daraus lässt sich eine Definition für das Gesamtwort ableiten:
Ein Content Management System ist ein aus mehreren Bausteinen bestehendes Werkzeug, mit dem Personen den Inhalt und die Struktur eines Webauftritts verwalten können.
Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Trennung von Layout und Inhalt, d.h. die Redakteure von Texten müssen sich nicht um die Gestaltung der Seiten kümmern. Mit Gestaltung ist hierbei nicht das Layout eines Textbeitrages gemeint, sondern das Design der Seite, in die der einzelne Textbeitrag eingebettet ist. Das Seiten-Design legen gestalterisch begabte Mitarbeiter fest.
Die Redakteure und Gestalter müssen zu Beginn ein Konzept ausarbeiten und festlegen, welche Bestandteile die fertige Webseite haben soll. Darunter fallen nicht nur die reinen Textinhalte, sondern auch Komponenten wie Bilder und Navigation.
Danach wird ein Content-Management-System nach diesen Kriterien eingerichtet und mit Daten gefüllt. Die Webseite wird nun ausgetestet und ist im Idealfall bereits fertig. Sie kann auf dem Webserver freigegeben und der Öffentlichkeit präsentiert werden. Später können sowohl Layout und Inhalt voneinander unabhängig bearbeitet werden, solange sich an der grundlegenden Struktur der Webseiten nichts verändert. Bei Nachrichten-orientierten Webseiten werden sich die Inhalte sehr oft (täglich oder sogar minütlich) ändern. Die Redakteure können neue Nachrichten verfassen, ohne sich Fachkenntnisse über das Layout aneignen zu müssen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Bestandteile, die in marktüblichen Content-Management-Systemen implementiert sind, näher beschrieben3. Nur die wichtigsten dieser Komponenten sind in jedem CMS enthalten; die CMS unterscheiden sich in ihrem Umfang u.a. durch die Verfügbarkeit solcher Funktionen.